Kiedy mówię o procesach i o tym jak bardzo je lubię, często spotykam się z niezrozumieniem. Pamiętam, jak jakiś czas temu zaoferowałam na pewnej grupie dla startupów, że za darmo pomogę im w mapowaniu i usprawnianiu procesów. Powiedzieć, że moja propozycja nie padła na podatną glebę to nic nie powiedzieć.
Zarzucono mi micromanagement. Zarzucono mi niewiedzę. Zarzucono mi niezrozumienie specyfiki startupu i psucie zabawy wszystkim dookoła.
Z drugiej strony sama naczytałam się historii o tych wszystkich młodych i ambitnych, którzy rzucili wszystko i wyjechali w bieszczady tworzyć własne przedsiębiorstwa. Powtarzającym się motywem tych historii było: nie chcę, żeby moja firma była przepełniona księgami zasad i nakazów. Chcę kreatywności, dobrej zabawy i tworzenia wartości.
Sama rozumiem i czuję to podejście, ale mój argument, że procesy właśnie idealnie wpisują się w wolność i kreatywność, nadal dla wielu brzmi kontrowersyjnie.
Zatem, dzisiaj spróbuję podejść do tematu od drugiej strony, i zamiast mówić czym są procesy, opowiem wam czym one nie są.
Procesy nie są przykazaniami.
to, że mamy zapisane schematy działania, nie oznacza, że są to schematy święte i nie można nic z nimi robić. Tak jak wersja windowsa, procesy też się dezaktualizują. Pojawiają się nowe okoliczności, nowe zespoły i nowe potrzeby. Wtedy, zamiast robić rzeczy na siłę, trzeba się zatrzymać i zastanowić czy dany schemat nam służy, a jeśli okaże się, że nie – trzeba ten schemat zmienić.
Procesy to nie obostrzenie/kajdany/klatka
Nie wszędzie potrzeba nam kreatywności. Są rzeczy które możemy i powinniśmy zautomatyzować, tak, aby nie odkrywać ameryki na nowo za każdym razem kiedy siadamy do zadania które musimy wykonywać regularnie ale w dużych odstępach czasu. Albo zadania, które wiąże się z wieloma krokami lub konkretną kolejnością działań. Pozostawmy kreatywność tam, gdzie jej naprawdę potrzebujemy
Procesy to nic nowego
Nasze umysły od zawsze posługują się schematami. Od której strony zaczynasz mycie zębów? Na którym palniku stawiasz patelnię do jajecznicy? Ile razy zdarzyło ci się nie zwrócić uwagi czy zakluczyłaś drzwi przy wyjściu z domu? Tak, to wszystko są schematy działań, czyli po mojemu procesy. Nasze mózgi ich potrzebują, i chociaż w większości nie mamy ich rozpisanych na papierze, nie znaczy to że ich nie ma
Procesy to nie przyjaciel mikro managementu
przesadna kontrola nie wynika z procesów, a raczej z ich braku. Głównym źródłem zarządzania każdą sekundą czasu pracownika jest brak zaufania, i niepewność. A te rzeczy wynikają często z braku wiedzy. Jeśli nie wiemy co i jak ma być zrobione, nie możemy oczekiwać, że będzie to zrobione dobrze. Mając ustalone i przemyślane procesy, możemy zaufać sobie i innym, że wszystko działa tak jak powinno.
Proces to nie wymówka do bierności
Ale kiedy proces działa, możemy poświęcić nasze zasoby na to, co naprawde potrzebuje od nas rozwiązywania problemów.
Z procesami jest trochę tak, jak z piramidą Maslowa. Dopiero kiedy mamy zapewnione potrzeby niższego rzędu, jesteśmy w stanie skupić się na rozwoju osobistym i samorealizacji. Tak samo jest z organizacjami. Kiedy nie musimy co kwartał zastanawiać się, jak to było z tymi fakturami, możemy naprawdę skupić się na innowacjach i kreatywności.
A może przychodzą ci do głowy jeszcze jakieś mity odnośnie procesów? Bardzo chętnie się z nimi zmierzę!